Leistungen

Strukturierte digitale Akten

„Zugriff auf Ihre Daten, wo immer Sie ihn benötigen“

Digitale Datenbanken
Hohe Zugriffsgeschwindigkeit
Digitale Suche

Mitarbeiterin legt Unterlagen in einen Dokumentenscanner ein

Ihre Vorteile

Schneller Zugriff online am PC

Sie erhalten Zugriff auf Ihre Daten offline oder auch online, über eine browserbasierte Software mit sicherer Verbindung.
Schlagwortsuche in der Datenbank

Ihre Akten lagern nicht mehr in irgendeinem Keller, sondern können von jedem Arbeitsplatz aus erreicht werden.
Einsparung wertvollen Archivplatzes

Nutzen Sie Ihre Büroflächen sinnvoll. Nach der Digitalisierung können wir Ihre jetzt überflüssigen Papierakten sicher entsorgen.
Zugriffsmöglichkeit von verschiedenen Standorten

Erhalten Sie Zugriff auf Ihre relevanten Daten von jedem von Ihnen gewünschten Standort.
Hoher Sicherungsgrad

Ihre Archive stehen hinter Panzerschranktüren auf abgeschirmten Sicherheitsservern, so sicher wie bei einer Bank.
Sicherung vor unberechtigtem Zugriff

Zugriffe finden über gesicherte, verschlüsselte Leitungen statt, sind passwortgeschützt und werden elektronisch protokolliert.

Elektronische Aktenverwaltung

Bei konventionellen Aktenbeständen gehen etwa 15 % der Arbeitszeit für das Suchen von gewünschten Informationen verloren. Belege werden falsch abgelegt, Akten sind nicht griffbereit oder gehen komplett verloren.

Mit der elektronischen Aktenverwaltung nach der Aktendigitalisierung lassen sich Zugriffs-, Ablage- und Suchzeiten um 50 % bis 90 % verkürzen .

Illustration einer elektronischen Aktenverwaltung auf Laptop und Tablet

Bestandsakten Digitalisierung

Abholung und ggf. Rücklieferung mit versicherten Exklusivtransporten
Verarbeitung aktenweise, d. h., die Aufteilung innerhalb der Akten nach Register oder Dokumententyp erfolgt in separaten Arbeitsschritten
Vereinheitlichung von Akten aus unterschiedlichen Standorten
Datenübergabe schnittstellengenau und verschlüsselt für jedes Archiv
Höchste Qualitätssicherungsmaßnahmen, Bearbeitung ausschließlich durch auf das Datengeheimnis verpflichtete und festangestellte Mitarbeiter
Sichere Aktenlagerung kurzfristig, mittelfristig oder auf Dauer
Datenschutzgerechte Belegvernichtung mit Protokollierung

Wir sind ein nach DIN EN ISO 9001 zertifiziertes Unternehmen.

Migration eines Archivs

Die Migration eines Papieraktenarchivs in ein elektronisches Archiv verlangt ein hohes Maß an Kompetenz und Erfahrung.

MFM unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Aktenbestände jedweder Art. Ob Mieterakten für Wohnungsbaugesellschaften, Unfallakten für Versicherungsunternehmen, Mitgliederakten für Berufsgenossenschaften, Bauakten für Bauträger, Architekturbüros, Behörden etc.

Ob Ihre Akten nur aus Papier bestehen, ob sie Fotos, Endlosformulare, Überformate, technische Zeichnungen, Transparentvorlagen, Mikrofilmformen etc. enthalten: MFM hat die passende Technologie und übergibt Ihnen die digitalen Akten in der von Ihnen gewünschten Struktur.